¿Cómo realizar presentaciones ejecutivas de impacto?

¿Cómo realizar presentaciones ejecutivas de impacto?
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Fotografía vía Getty Images

Por: Ely Sáenz Carvallo

 

Hoy en día, trabajar en equipos integrados por personas de diferentes departamentos, profesiones, edades e incluso países; es parte del día a día del ambiente laboral; e incluso ha generado todo un perfil de nuevas cualidades, demandado en las vacantes laborales.

 

Se deben superar barreras de comunicación, de interacción con directivos, colegas y subalternos, de distancias, conocimientos, etc.; poder realizar presentaciones de avances y generar resultados. Te damos nuestros tips para que tu comunicación sea efectiva y realices presentaciones profesionales.

 

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- Planeación, planeación y planeación.

No dejes nada para último minuto, si sabes que en algún momento deberás hacer una presentación de tus avances en el proyecto, prepara tu archivo y actualízalo periódicamente. Evita los famosos "bomberazos" y que proporciones información errónea, desconozcas algún dato o se note que tu proyecto es un caos. Si lo tuyo no es hablar en público, ensaya, pide a tus colaboradores o a algún amigo que te escuchen y señalen tus puntos débiles para que mejores y cuando llegue el día esperado, te sientas con más confianza.

 

- Tecnología.

PowerPoint de Microsoft es el software por excelencia para realizar presentaciones, pero actualmente existen pequeños programas que ofrecen plantillas y efectos que harán tu presentación más atractiva, además de dar el servicio de alojamiento en la nube y compatibilidad con los diferentes sistemas operativos de smarthphones y tablets.

 

Recuerda siempre tomar en cuenta la compatibilidad de formatos, sistemas operativos, etc. y realizar respaldo de tu información; para no llevarte sorpresas.

En nuestra experiencia profesional los 3 programas más utilizados para presentaciones son:

 

  • PowerPoint de Microsoft. Software conocido y usado por la mayoría, ofrece una gama de herramientas muy completas para generar, editar e integrar información en una sola presentación. Obviamente es compatible con los otros programas de Microsoft para generar enlaces, integrar hojas de cálculo, etc. Su punto débil, sería que sus plantillas no ofrecen diseños muy atractivos y dinámicos, pero sí funcionales.

 

También ofrece periodos de prueba, diversidad de tarifas, alojamiento en la nube a través de OneDrive y compatibilidad con los sistemas operativos IOS, Android y por supuesto,Windows.

 

  • Prezi: Software de Prezi, Inc., actualmente de los más populares, ofrece plantillas y opciones de diseño predeterminadas bastante atractivas y dinámicas para una presentación profesional. Aunque puede parecer un poco complicado de usar, existen diversos tutoriales que te ayudarán.

 

Ofrece prueba gratuita, pero debes poner atención en las cuestiones de privacidad, ya que durante este periodo tus prezis son accesibles a todo el mundo y pueden ser tomados como muestras y reutilizados. En los servicios pagos, ofrecen más niveles de privacidad y servicio de alojamiento en la nube. Hay paquetes para empresas, estudiantes y profesionales. Amplia compatibilidad con sistemas operativos.

 

  • Adobe Acrobat: No es un software para presentaciones, pero permite la exposición de documentos en PDF y su edición al momento incluyendo notas, post-its, subrayar ideas, firmas electrónicas, escaneos con la cámara del dispositivo, etc. Igualmente, ofrece alojamiento en la nube con Adobe Document Cloud, tarifas con diversos costos y es compatible con sistemas IOS, Windows y Android.

 

- Imagen.

Siempre debes tener una imagen profesional, aunque le reunión se realice en tu oficina y con los colegas más cercanos. Cuida que tu ropa o uniforme estén en buen estado, limpios y que los portes correctamente, para que no roben la atención de tu presentación.

 

Para los hombres, de preferencia usar saco y corbata, el saco puede ir desabrochado. Si la vestimenta es casual, checa que tu camisa esté bien fajada. En el caso de las mujeres, un traje sastre es lo adecuado, la blusa no debe ser escotada, con accesorios y maquillaje discretos; queremos que se fijen en lo que dices, no en lo que usas.

 

-Protocolo.

La puntualidad es tu mejor tarjeta de presentación. Prepara todo con tiempo, puedes mandar un e-mail o notificaciones a los participantes de la reunión, se considerado con las diferencias de horario si se incluyen personas de otros países; saluda y agradece la presencia de cada asistente, deja tiempo para sesión de preguntas y respuestas.

 

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-Comunicación.

La información y la manera en cómo la presentes, será decisivo en el éxito de tu presentación. Sigue la regla KISS, Keep it short and simple, Mantenlo breve y simple. No abuses de las herramientas de efectos y diseño que proporcionan los softwares que mencionamos; apégate a la imagen corporativa de tu empresa (consulta a tu Depto. de Comunicación).

 

No satures de información tus diapositivas o pantallas, maneja puntos o viñetas, la gente no debe perder el tiempo leyendo o copiando tu presentación, debe poner atención a tu exposición; apóyate con gráficas e imágenes.

 

Y recuerda, tú eres quién tienes el control, el especialista que presentará su esfuerzo y el de su equipo, por algo la empresa confió en tí para este trabajo. 

 

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