Consejos para organizar un evento corporativo

Consejos para organizar un evento corporativo
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Fotografía vía Getty

Por: Ely Sáenz Carvallo 

 

La organización de eventos corporativos no debe dejarse en las manos de cualquiera y debe tener la importancia de cualquier proyecto; pues se trata de una ocasión-actividad especial, con un objetivo específico, con un presupuesto asignado, del cual se esperan ciertos resultados. ¿A qué no lo habías pensado de esa forma?.

 

Para la organización de eventos, puedes seguir el proceso administrativo básico (PODC), Planeación, Operación, Dirección y Control: de esta manera se alineará este proyecto a un objetivo, cumplirá con ciertos estándares y serás capaz de medir los resultados para mejorar.

 

No importa que se trate de la Fiesta de Navidad, Aniversario, Presentación de un Producto, Entrega de Reconocimientos, etc. Un evento corporativo es la oportunidad para comunicar y vender tu marca hacia los diferentes tipos de públicos que tiene una empresa.

 

Planeación.

Lo primero que debes hacer es un Brief del Evento, pues este te ayudará a presentar el proyecto ante otros equipos de trabajo y que todos persigan el mismo objetivo. En esta parte debes definir:

 

- Objetivo del Evento: Facilitará la presentación del proyecto a otros equipos de trabajo y lograr que todos persigan el mismo objetivo.

 

- Público Meta: ¿Para quién está destinado el evento?. Así sabrás el tipo de actividad, lugar, alimentos, entretenimiento, discurso, ambientación, etc.

 

- Lugar: Saber dónde se realizará el evento, te ayudará a ir estableciendo necesidades como anticipación para reservar, presupuesto, capacidad, espacios para presencia de marca, etc.

 

-Presupuesto: El control del presupuesto te recomendamos lo lleves de manera independiente a este Brief para mejor organización. Si ya hay un presupuesto asignado, deberás establecer prioridades, saber a qué le da más importancia tu empresa, ¿al lugar?, ¿al entretenimiento?, ¿a la presencia de marca?, ¿souvenirs?, etc.

 

Si no hay presupuesto asignado, deberás trabajar con mayor anticipación, para poder presentar una propuesta a tus jefes. Siempre es importante contemplar una partida para contingencias, ya que los costos pueden llegar a variar si tardan tiempo en autorizar tu propuesta.

 

-Marketing: Aquí entran todos los elementos que ayudarán a la presencia de marca o marcas, en caso de contar con patrocinadores; antes, durante y después del evento. Casi siempre, se cuenta con el apoyo de un equipo de trabajo especial encargado del diseño y producción de materiales de comunicación, pero la clave aquí es la estrategia.

 

Se debe establecer el tipo de comunicación que se hará sobre este evento, si habrá un periodo preventivo o Save the Date, para crear expectativa y después el lanzamiento de una campaña temática  completa. Si será digital o con material impreso, interno, externo, si se contará con invitados especiales, cómo hacerles llegar su invitación, etc.

 

Lo fundamental es que el evento genere valor hacia la empresa o marca, que no se trate sólo de una fiesta o reunión social. Si es algo interno, promover la cultura de la empresa; si es algo externo, que la imagen de la compañía impacte al público meta.

 

Operación.

En esta etapa se ponen en marcha todos los planes, los cuáles deben ser supervisados, no creas que al organizar un evento, ya no debes aparecerte por el lugar o supervisar a los proveedores. Lo ideal es que se supervise desde la instalación del escenario hasta la promoción, sobre todo, asegurar que la comunicación se haga en tiempo y forma, así como con el material adecuado.

 

No obstante, dependiendo del tamaño del evento será tu capacidad para supervisar elementos, por eso es importante tener proveedores y un equipo a tu alrededor confiables.

 

Dirección

En esta parte, puedes no ser parte del evento, pero no significa que no asistas, ya que debes estar backstage o atrás del escenario, supervisando y apoyando que todo se lleve a cabo conforme lo planeado.

 

Si el día del evento eres parte activa del mismo, rodéate de un equipo de apoyo, con el cual te comuniques a través de radios o celulares (mínimo) para que puedan resolver imprevistos. Asegúrate, ese día, de llevar una bolsa/portafolios con artículos de emergencia como paracetamol, curitas, kit de costura, kit de limpieza, perfume/loción, engrapadora, usb, cargador, baterías, copia del bief, copia del discurso, etc.

 

Hazte a la idea de que siempre habrá imprevistos y una que otra persona inconforme. No sufras, es natural. Pero lo importante, es que tu evento cumpla con el objetivo que tenías planeado y que genere resultados objetivos para la empresa, que es lo que cuenta.

 

Control

¿Los resultados de un evento se pueden medir? ¡Claro! Y pueden darte mucha información interesante, desde trivialidades como sí les gustó el menú o la ubicación, hasta si percibieron la marca o marcas, si la comunicación fue efectiva y el nivel de integración de los colaboradores con la empresa.

 

¿Cómo se mide?, puede ser desde el número de asistentes, encuestas, entrevistas, hasta los comentarios en redes sociales. Tú decides, dependiendo de los datos que quieras obtener.

 

Aquí lo interesante es qué hagas con esta información, puede utilizarse para mejorar el próximo evento, o bien, ser usada por Comunicación Interna para mejorar la efectividad de sus medios o por Recursos Humanos para efectuar estrategias de integración o cambio organizacional, o por Finanzas para la optimización de presupuestos, etc.

 

¿Qué tal?, ¿Ahora tienes otra percepción de la organización de eventos?. Claro que no puede ser una actividad para un becario, contador, sobrino, ahijada, etc. El personal adecuado para este tipo de acciones es alguien especializado en Comunicación, Marketing, Imagen Corporativa o Relaciones Públicas. Confía en los profesionales, para que tu empresa sea profesional.

 

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